Zákon o registru smluv – nové povinnosti nejen pro školy | 1. VOX a.s. – školení, kurzy, semináře
  • Aktuality 2017
  • Zákon o registru smluv – nové povinnosti nejen pro školy

Zákon o registru smluv – nové povinnosti nejen pro školy

>> 31. 8. 2017 – kurz Zákon o registru smluv se zaměřením na školy a školská zařízení


Prvního července letošního roku nastala velká změna v procesu uzavírání smluv.  Zákon o registru smluv není příliš v hledáčku médií a veřejnosti, má však značné dopady a povinnosti na všechny subjekty, které uzavírají smlouvy s veřejnou institucí (školou, úřadem, ale i třeba dopravním podnikem, který je ve vlastnictví obce či kraje). Nesplnění povinnosti zveřejnit smlouvu totiž může znamenat, že bude zrušena od samého počátku.

Nový zákon byl zveřejněn ve Sbírce zákonů pod číslem 340/2015 a celý jeho název zní Zákon o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv). Záměrem zákona bylo posílit transparentnost veřejné správy a zejména poskytnout veřejnosti informace o nakládání s veřejnými prostředky.  

Základní data, která bychom měli mít s novým zákonem na paměti, jsou 1. červenec 2016, kdy zákon vstoupil v účinnost. Od tohoto data je povinnost vybrané typy smluv uveřejňovat (tedy pouze smlouvy, které byly uzavřeny po tomto datu). Zásadnějším termínem je pak 1. červenec 2017, od kdy platí pravidlo, že plnit na základě smlouvy lze až od jejího zveřejnění a zároveň sankce za případné neuveřejnění smlouvy v podobě jejího zrušení od počátku. Jinými slovy – v období od července 2016 do července 2017 platila povinnost uzavřené smlouvy uveřejnit, nicméně bez hrozby toho, že pokud tak strany neučiní, stane se smlouva neplatnou. Nyní se však již nacházíme v „ostré“ verzi zákona se všemi jeho dopady.

Povinné subjekty - kdo a kdy uveřejňuje

Zákon upravuje povinnost zveřejnit určité typy smluv, jejichž stranou je Česká republika či její složka, územní samosprávný celek, včetně městské části nebo městského obvodu, územně členěného statutárního města nebo městské části hlavního města Prahy, státní příspěvková organizace, veřejná výzkumná instituce nebo veřejná vysoká škola, příspěvková organizace územního samosprávného celku, obecně prospěšná společnost založená státem nebo územním samosprávným celkem a další osoby vyjmenované v ustanovení § 2 zákona o Registru smluv (jedná se o tzv. povinné subjekty).

Lhůta pro uveřejnění je stanovena v ustanovení § 7 zákona – mělo by k tomu dojít bezodkladně, nejdéle do třiceti dnů od uzavření smlouvy. Až tehdy vzniká oprávnění na základě smlouvy začít jednat (dodat materiál, platit za zboží či služby). Pokud se však smlouva nepublikuje ani do tří měsíců od uzavření, stane se automaticky neplatnou a strany si budou muset svá plnění vrátit (jelikož jejich smlouva de facto nevznikla). V praxi lze proto doporučit smlouvu uveřejnit co nejdříve po té, co došlo k jejímu podepsání. Za toto uveřejnění by měl být v organizaci vždy někdo odpovědný.

Jaké smlouvy se uveřejňují

Zákon hovoří o povinnosti uveřejnit soukromoprávní smlouvy a smlouvy o poskytnutí dotace nebo návratné finanční výpomoci, a to všude tam, kde je jednou ze stran povinný subjekt. Soukromoprávní smlouvou se rozumí smlouva uzavřená zejména dle občanského zákoníku (tedy například koupě, dílo, nájem, apod.). Zákon pamatuje i na výjimky, tedy na ty situace, kdy není nutné smlouvu uveřejnit. Za nejdůležitější výjimky je třeba považovat smlouvu (§ 3 zákona o Registru smluv):

  1. vzniklou v rámci právního jednání s fyzickou osobou, která jedná mimo rámec své podnikatelské činnosti; to neplatí, jde-li o převod vlastnického práva povinného subjektu k hmotné nemovité věci,
  2. kdy je plnění prováděno převážně mimo území České republiky,
  3. kdy výše hodnoty jejího předmětu je 50 000 Kč bez daně z přidané hodnoty nebo nižší,
  4. kde alespoň jednou stranou je obec, která nevykonává rozšířenou působnost, příspěvková organizace touto obcí zřízená nebo právnická osoba, v níž má taková obec sama nebo s jinými takovými obcemi většinovou účast.

V prvním případě jde o situace, kdy povinný subjekt bude uzavírat smlouvu s nepodnikatelem, tedy s fyzickou osobou, která v dané záležitosti nejedná na základě svého podnikání (typicky pracovní smlouvy). Příkladem může být také školské zařízení uzavírající smlouvu se žáky, potažmo rodiči – například o účasti na škole v přírodě, zájmovém kroužku atp. Taková smlouva by se v Registru neuveřejňovala. Odlišným případem by však byla smlouva, kterou uzavře škola s penzionem, kam žáci jedou na pobyt – zde už se nejedná o fyzickou osobu nepodnikatele.

Nejčastější výjimkou budou smlouvy nedosahující hodnoty plnění do 50 000 Kč bez DPH. Nejedná se o cenu, nýbrž hodnotu plnění, která může být i vyšší než je cena (např. kupní) uvedená ve smlouvě. V případě nejednoznačnosti je nutné počítat s oceněním pomocí zákona č. 151/1997 Sb., o oceňování majetku. V případě smluv, které mají delší trvání a je na základě nich plněno opakovaně, ovšem po menších hodnotách než je 50 000 Kč, je třeba provést součet plnění za období trvání smlouvy (například pronájem tělocvičny ve škole na jeden rok, měsíční nájem 20 000 Kč – za období jednoho roku nájemné přesáhne 50 000, smlouvu je třeba uveřejnit). Odlišný případ nastane, pokud se jedná o opakovaná plnění vyplývající z opakujících se objednávek – typicky pravidelné objednávky učebních pomůcek, potravin do jídelny a podobně. V praxi často jednotlivé objednávky nepřesáhnou „naráz“ 50 000 Kč, jedná se o hodnoty menší. V takovém případě není nutné hodnoty plnění nijak sčítat. Jednotlivá objednávka a plnění na jejím základě jsou samostatnou smlouvou, tudíž se uveřejní jedině tehdy, že by sama (bez ohledu na dřívější či pozdější další objednávky) přesáhla oněch 50 000 Kč bez DPH. Tento závěr vyplývá také z metodiky k zákonu, kterou na svých stránkách uveřejnilo Ministerstvo vnitra.

Pod bodem 4 se skrývá důležitá výjimka pro určité obce a jimi zřizované subjekty.  Tzv. jedničkové a dvojkové obce, které jsou stranou smlouvy, nemusejí své smlouvy uveřejňovat (mohou tak samozřejmě učinit dobrovolně). Stejně tak to platí, pokud je stranou smlouvy například příspěvková organizace, například škola jimi zřízená, a to ať je druhou stranou kdokoliv, včetně jinak povinného subjektu.

Zákon vyjmenovává také ty typy informací, které nesmějí být zveřejněny. Prostřednictvím registru smluv se proto neuveřejňují informace, které nelze poskytnout při postupu podle předpisů upravujících svobodný přístup k informacím (tedy zejména zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím).  Jedná se tak například o osobní údaje či obchodní tajemství. Tyto údaje proto budou z uveřejněné smlouvy vymazány.

Co hrozí v případě neuveřejnění

Uveřejnění smlouvy s sebou nese dva základní následky. Prvním je pravidlo v § 6 zákona, které stanoví, že až od tohoto okamžiku je smlouva účinná. Ačkoliv tedy strany mezi sebou smlouvu sjednají a podepíší, samotná smlouva „ožije“ (tedy bude se podle ní moci začít plnit a jednat) až okamžikem uveřejnění v Registru. To má samozřejmě velký dopad na praxi stran a nutí tak zúčastněné aktéry k tomu, aby jednali co nejrychleji a smlouvu uveřejnili, jinak právně nelze ze smlouvy plnit.

Závažnější sankce potom dopadá na situaci, kdy strany smlouvu ani v požadovaném termínu (tedy 3 měsíce od uzavření) neuveřejní. Znamená to totiž absolutní neplatnost celé smlouvy. Jinými slovy, strany mezi sebou, i kdyby si již plnily, nebudou mít platný právní vztah a budou si muset kompenzovat plnění na základě zásad o bezdůvodném obohacení. Což zpravidla znamená, že si budou muset vzájemná plnění vrátit.

Jak uveřejnit

Uveřejnění smlouvy je nutné provést na portálu Registru smluv, který je spravován Ministerstvem vnitra (http://www.mvcr.cz/). Uveřejnění se provede pomocí datové zprávy zaslané pomocí formuláře a pokynů na příslušných internetových stránkách. Na internetových stránkách poskytuje Ministerstvo vnitra také metodické manuály jak k právním, tak technickým otázkám.

Velmi důležitým požadavkem na uveřejnění, je formát. Nepostačí, pokud je do Registru vložena nascanovaná verze smlouvy, naopak, zákon požaduje, aby šlo o strojově čitelný formát. Tedy takový formát, jenž umožňuje vyhledávání ve smlouvě (půjde o formáty typu pdf, word, odt a podobně). Do Registru se tak nebude vkládat kopie či scan smlouvy, na které budou i podpisy smluvních stran, ale postačí jen verze smlouvy ve formátu k tisku, důležitá je právě možnost elektronického vyhledávání ve smlouvě.

Doporučení

Za první rok praxe zákona lze shrnout, že je stále mnoho výkladových nejasností. Proto i samo Ministerstvo vnitra radí – pokud si nejsme jisti, raději smlouvu uveřejněme.

Autorka:
Ing. Mgr. Tereza Krupová, Ph.D.
(vedoucí ústavněprávního oddělení Ministerstva spravedlnosti ČR)

Kontakt
1. VOX a.s., Senovážné náměstí 978/23, 110 00 Praha 1,
telefon: 226 539 670, 777 741 777, e-mail: vox@vox-kurzy.cz
Rychlá navigace
Zobrazit mobilní verzi
Všechna práva vyhrazena 1. VOX a.s.